Erro do contador: quem paga a multa, como corrigir e como buscar ressarcimento

Erro do contador: quem paga a multa?

Em caso de erro do contador, quem paga a multa perante o Fisco é a empresa, porque ela é a contribuinte e a responsabilidade por infrações tributárias independe da intenção. O contador pode ser obrigado a ressarcir o prejuízo em ação regressiva, se houver culpa comprovada, dano e nexo entre ambos. São duas relações distintas.

A pergunta “erro do contador, quem paga a multa” costuma surgir em um momento ruim: uma notificação da Receita Federal, um auto de infração da Secretaria da Fazenda ou a descoberta, na troca de escritório, de que a empresa foi apurada de forma incorreta por anos. A resposta curta é desconfortável para o empresário: perante o Fisco, a empresa paga. A resposta completa é mais útil: a empresa paga, corrige e, quando cabível, busca ressarcimento.

A Sentinel Contabilidade é um escritório contábil com sede em Balneário Camboriú (SC), especializado em Lucro Real, planejamento tributário e contabilidade para a indústria têxtil de Brusque e região, e conduz revisões técnicas de apurações feitas por escritórios anteriores. Este artigo explica, de forma técnica, como essas responsabilidades se organizam.

Aviso importante: este conteúdo é informativo, escrito por contadores, e não constitui aconselhamento jurídico. Qualquer medida de responsabilização de profissional deve ser avaliada e conduzida por advogado, que analisará o caso concreto, as provas e os prazos aplicáveis.

Para organizar o tema, separamos três relações:

• Empresa e Fisco: relação tributária, regida pelo Código Tributário Nacional e pela legislação de cada tributo.
• Empresa e contador: relação contratual de prestação de serviços, regida pelo Código Civil, pelo contrato e pelas normas profissionais.
• Contador e conselho profissional: relação ético-disciplinar, regida pelas normas do Conselho Federal de Contabilidade e fiscalizada pelos Conselhos Regionais.

Responsabilidade perante o Fisco: a empresa responde

Perante a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda, o sujeito passivo da obrigação tributária é a empresa. O art. 136 do CTN estabelece que a responsabilidade por infrações independe da intenção do agente. Por isso, o auto de infração é lavrado contra a empresa, que deve pagar ou contestar, ainda que o erro tenha sido do contador.

O contador não é, em regra, contribuinte nem responsável tributário pelos tributos do cliente. O Código Tributário Nacional atribui responsabilidade pessoal a determinadas pessoas por atos praticados com excesso de poderes ou infração de lei, contrato social ou estatutos (art. 135), alcançando diretores, gerentes e representantes da empresa. O contador externo, contratado como prestador de serviços, não se enquadra automaticamente nessas hipóteses.

Há uma exceção relevante: quando o profissional age com dolo, por exemplo participando de fraude, ele pode responder perante terceiros, inclusive o Fisco, e na esfera penal. Situações de dolo, no entanto, são diferentes do erro técnico culposo, que é o objeto deste artigo.

Por que o argumento “foi o contador” não cancela a multa

Na defesa administrativa, alegar que o erro foi do contador raramente afasta a penalidade, porque a responsabilidade por infrações tributárias é, em regra, objetiva. A defesa deve atacar os fundamentos da autuação: erro de cálculo do Fisco, decadência, interpretação equivocada da norma, aplicação de multa qualificada sem prova de dolo, entre outros. O erro do contador é discutido em outra relação, com outro réu.

Prazo do Fisco para cobrar

O Fisco tem, em regra, cinco anos para constituir o crédito tributário, contados conforme o art. 150, §4º, ou o art. 173 do CTN, dependendo de ter havido pagamento antecipado, de dolo, fraude ou simulação. Isso define a janela de períodos que podem ser autuados e, portanto, o tamanho do problema que o erro do contador pode gerar.

Responsabilidade do contador: o que diz o Código Civil

O Código Civil trata o contador encarregado da escrituração como preposto. Pelo art. 1.177, parágrafo único, os prepostos respondem pessoalmente perante o preponente pelos atos culposos no exercício de suas funções e, perante terceiros, solidariamente com o preponente pelos atos dolosos. É a base da ação regressiva da empresa contra o contador.

Os artigos 1.177 e 1.178 do Código Civil estão no capítulo dedicado aos prepostos, que inclui o contabilista. Em síntese:

• Art. 1.177, caput: os lançamentos feitos nos livros da empresa pelos prepostos encarregados da escrituração produzem os mesmos efeitos que se fossem feitos pelo próprio empresário, salvo má-fé. Ou seja, perante terceiros, a escrituração feita pelo contador é da empresa.
• Art. 1.177, parágrafo único: no exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis perante os preponentes pelos atos culposos e, perante terceiros, solidariamente com o preponente pelos atos dolosos.
• Art. 1.178: os preponentes respondem pelos atos de quaisquer prepostos praticados nos seus estabelecimentos e relativos à atividade da empresa, ainda que não autorizados por escrito.

Combinados, esses dispositivos explicam a lógica do tema: a empresa responde para fora (Fisco, credores) e pode cobrar para dentro (do contador) quando o dano decorre de culpa do profissional. A culpa, aqui, abrange negligência (deixar de fazer o que devia), imprudência e imperícia (fazer de forma tecnicamente incorreta).

Culpa, dano e nexo causal

Para que a ação de reparação prospere, normalmente é preciso demonstrar três elementos:

1. Conduta culposa: o contador deixou de cumprir obrigação contratual ou técnica, como apurar o tributo pelo regime correto, entregar declaração no prazo ou aplicar alíquota vigente.
2. Dano: o prejuízo efetivo da empresa, como multa, juros, tributo pago a maior ou perda de benefício.
3. Nexo causal: o dano decorre da conduta do contador, e não de informação incompleta ou errada fornecida pela própria empresa.

O terceiro elemento é onde a maioria das discussões se decide. Se a empresa não entregou notas, omitiu receitas ou ignorou orientações formais, a responsabilidade do contador diminui ou desaparece.

O tributo em si é dano indenizável?

Há uma distinção importante. O tributo que a empresa deveria ter pago de qualquer forma não é, em regra, prejuízo causado pelo contador: é obrigação da empresa. O dano indenizável tende a ser o acréscimo decorrente do erro, como multa, juros e encargos, ou o tributo pago a maior por escolha técnica equivocada que não pode mais ser recuperado. Essa distinção é jurídica e deve ser avaliada pelo advogado no caso concreto.

Contrato e normas profissionais: o que o contador se comprometeu a fazer

A responsabilidade do contador é medida pelo que ele se comprometeu a fazer. A Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato escrito com escopo dos serviços, honorários, responsabilidades das partes e regras de encerramento. Sem contrato, o escopo é reconstruído por e-mails, propostas e prática. O contrato é a primeira prova em qualquer discussão.

Desde julho de 2020, a Resolução CFC 1.590/2020 obriga o profissional e a organização contábil a formalizar contrato escrito de prestação de serviços, com identificação das partes, detalhamento dos serviços, honorários, prazo, responsabilidades de cada parte e prazo de aviso para rescisão. A mesma norma trata da carta de responsabilidade da administração, documento anual em que a empresa declara ter fornecido todas as informações relevantes, e do distrato, que deve disciplinar a devolução de documentos e a transição para o novo profissional.

O Código de Ética Profissional do Contador, aprovado pelo CFC, estabelece deveres de zelo, diligência e sigilo. O descumprimento pode gerar processo ético-disciplinar no Conselho Regional de Contabilidade, independentemente da ação civil. As duas vias são autônomas: uma trata da conduta profissional; a outra, do prejuízo econômico.

Cláusulas que costumam ser discutidas

• Escopo: o contrato incluía planejamento tributário ou apenas escrituração e apuração? A escolha do regime era responsabilidade do contador?
• Prazos de entrega de documentos: a empresa enviava notas e extratos no prazo combinado?
• Limitação de responsabilidade: há cláusula limitando a indenização ao valor dos honorários? A validade e o alcance dessa cláusula são questões jurídicas.
• Transição: o distrato previu quem entrega as obrigações do período de transição?

Provas: o que reunir antes de qualquer medida

As provas centrais são o contrato de prestação de serviços, as propostas, os e-mails e mensagens com orientações e pedidos, os protocolos de entrega de documentos, as guias e declarações transmitidas, os recibos de entrega e a escrituração. A Sentinel Contabilidade recomenda reunir e preservar esse material antes de comunicar a intenção de responsabilizar o contador.

A qualidade da prova costuma decidir o resultado. Os documentos abaixo devem ser localizados, copiados e guardados de forma organizada:

Dois cuidados práticos. Primeiro, solicite formalmente ao escritório anterior a devolução dos documentos e arquivos, como prevê a Resolução CFC 1.590/2020, antes de abrir qualquer discussão. Segundo, evite apagar mensagens ou reorganizar arquivos sem registro: a integridade do material importa. O procedimento de transição está detalhado em troca de contador e, para empresas da região, em como trocar de contador em Brusque.

Contador errou o imposto: o que fazer, passo a passo

Quando o contador errou o imposto, a ordem recomendada é: preservar provas, contratar revisão técnica independente, corrigir o que for possível antes de fiscalização (denúncia espontânea e retificações), recuperar valores pagos a maior, e só então avaliar com advogado a responsabilização do profissional. Corrigir primeiro reduz o dano; discutir culpa vem depois.

1. Preservar provas. Reunir contrato, comunicações, declarações e guias, como descrito na seção anterior.
2. Revisão técnica independente. Um contador diferente do que cometeu o erro refaz as apurações e quantifica as diferenças, a favor e contra a empresa.
3. Verificar a existência de procedimento fiscal. Consultar o e-CAC, o Domicílio Tributário Eletrônico e os portais estaduais. Se já houver fiscalização iniciada, a denúncia espontânea deixa de ser possível para aquele tributo e período.
4. Corrigir o que for devido. Retificar declarações e pagar o tributo com juros, avaliando a denúncia espontânea.
5. Recuperar o que foi pago a maior. Pedir restituição ou compensação de tributos pagos indevidamente, dentro do prazo de cinco anos.
6. Avaliar a responsabilização com advogado. Com o laudo técnico em mãos, o advogado analisa culpa, dano, nexo, prazos e conveniência de notificação extrajudicial, mediação ou ação.
7. Trocar de escritório com transição formal. Distrato, devolução de documentos e comunicação ao novo profissional, conforme as normas do CFC.

Há uma razão para essa ordem: cada mês sem correção acumula juros e aumenta a chance de autuação com multa de ofício, que é significativamente maior que a multa de mora. Corrigir rapidamente reduz o dano que, eventualmente, será cobrado do contador anterior.

Denúncia espontânea e retificações

A denúncia espontânea, prevista no art. 138 do CTN, afasta a multa quando o contribuinte confessa a infração e paga o tributo com juros antes de qualquer procedimento fiscal. Ela não se aplica depois de iniciada a fiscalização, nem, segundo a Súmula 360 do STJ, a tributos declarados pela empresa e pagos com atraso. Retificações corrigem declarações já entregues.

O art. 138 do Código Tributário Nacional dispõe que a responsabilidade é excluída pela denúncia espontânea da infração, acompanhada do pagamento do tributo devido e dos juros de mora. O parágrafo único afasta o benefício quando a denúncia ocorre após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionados com a infração.

Limites da denúncia espontânea

• Tributo já declarado e pago com atraso: a Súmula 360 do Superior Tribunal de Justiça afasta o benefício nos tributos sujeitos a lançamento por homologação regularmente declarados, mas pagos a destempo. Nesse caso, incide a multa de mora.
• Tributo não declarado: quando o erro levou à omissão na declaração, a retificação seguida do pagamento integral com juros, antes de procedimento fiscal, é o cenário típico da denúncia espontânea.
• Parcelamento: o STJ tem entendimento de que o parcelamento não equivale ao pagamento integral para fins de denúncia espontânea.
• Obrigações acessórias: a denúncia espontânea, segundo a jurisprudência, não afasta multas pelo atraso na entrega de declarações.

Retificações

Declarações como DCTF, EFD-Contribuições, EFD ICMS/IPI, ECD, ECF, PGDAS-D e as declarações estaduais podem ser retificadas, observados os prazos e restrições de cada uma. A retificação precisa ser coerente entre todas as obrigações: corrigir a ECF sem ajustar a DCTF, por exemplo, gera nova divergência nos cruzamentos. Em erros de regime tributário, a correção pode envolver diversas declarações de vários períodos, exigindo planejamento da sequência.

Quando o erro favorece a empresa

Nem todo erro do contador gera débito. Créditos de PIS e COFINS não aproveitados, ICMS pago a maior, benefícios não utilizados e regime mais oneroso que o devido geram valores a recuperar. A revisão deve ser simétrica. A recuperação dentro do prazo legal está descrita em recuperação de créditos tributários.

Processar contador por erro: prazo prescricional

O prazo para processar o contador por erro depende da natureza da responsabilidade. Para reparação de danos decorrentes de contrato, o STJ firmou entendimento pelo prazo geral de dez anos do art. 205 do Código Civil. Para responsabilidade extracontratual, aplica-se o prazo de três anos do art. 206, §3º, V. A definição do caso deve ser feita por advogado.

O Superior Tribunal de Justiça, no julgamento dos Embargos de Divergência no Recurso Especial 1.280.825 pela Segunda Seção (2018) e, depois, do EREsp 1.281.594 pela Corte Especial (2019), consolidou o entendimento de que a pretensão de reparação civil decorrente de inadimplemento contratual prescreve em dez anos, aplicando o art. 205 do Código Civil, enquanto o prazo de três anos do art. 206, §3º, V, se aplica à responsabilidade extracontratual.

Na relação entre empresa e contador há, em regra, contrato de prestação de serviços, o que aponta para o prazo decenal. Há, porém, discussões possíveis: o termo inicial do prazo (a data do erro, a data da autuação ou a data em que a empresa tomou ciência do dano) e eventuais teses sobre aplicação do Código de Defesa do Consumidor a determinadas relações.

Mesmo com prazo longo, não convém esperar: provas se perdem, pessoas mudam de emprego, arquivos são descartados e o dano cresce enquanto o erro não é corrigido.

Como a Sentinel conduz um laudo técnico de revisão

O laudo técnico de revisão da Sentinel Contabilidade reconstitui as apurações do período analisado pelo critério correto, compara com o que foi declarado e pago, quantifica diferenças e indica caminhos de correção. Ele descreve fatos contábeis e fiscais de forma objetiva, servindo à empresa e ao advogado; não emite juízo jurídico sobre culpa.

O trabalho segue etapas definidas, com escopo acordado por escrito antes do início:

1. Definição do escopo. Tributos, estabelecimentos e períodos a revisar, considerando os prazos de decadência e de restituição.
2. Coleta de documentos. Notas fiscais, escrituração, declarações transmitidas, guias pagas, contratos, folha e documentos societários.
3. Verificação do enquadramento. Regime tributário, CNAE, anexo do Simples, obrigatoriedade do Lucro Real, benefícios aplicáveis.
4. Reconstituição das apurações. Recalcular cada tributo pelo critério correto, mês a mês ou trimestre a trimestre.
5. Confronto. Comparar o apurado com o declarado e com o pago, identificando diferenças a pagar e a recuperar.
6. Quantificação. Atualizar valores com juros e multas aplicáveis, separando principal, juros e penalidades.
7. Origem das diferenças. Indicar, com base nos documentos, se a diferença decorre de critério técnico, de falta de informação ou de documento não entregue, sem atribuir culpa jurídica.
8. Plano de correção. Sequência de retificações, pagamentos, pedidos de restituição e avaliação de denúncia espontânea.

O laudo é redigido sob responsabilidade técnica do contador responsável, Gabriel Costa Tavares, CRC-SC nº 100693/SC. Saiba mais sobre a trajetória do fundador na página sobre a Sentinel. Quando há discussão judicial, o laudo pode servir de base para o trabalho do assistente técnico indicado pelo advogado, mas não substitui a perícia judicial, que é determinada pelo juiz.

Exemplo: empresa apurada no regime errado

Um erro típico é a empresa ser mantida no Lucro Presumido quando era obrigada ao Lucro Real, ou permanecer no Simples após ultrapassar o limite. O resultado são declarações inconsistentes, tributos calculados por regra incorreta e exposição a autuação. A correção exige reconstituir as apurações, retificar declarações e quantificar diferenças em ambas as direções.

O exemplo mostra três pontos recorrentes. Primeiro, o erro de regime nem sempre gera apenas débito: os créditos do regime correto podem compensar boa parte da diferença. Segundo, o tributo principal era devido pela empresa independentemente do erro; o dano que se discute com o contador tende a ser o acréscimo. Terceiro, agir antes da fiscalização muda a dimensão do problema. Os erros mais frequentes na apuração pelo regime real estão em erros na apuração do Lucro Real, e os critérios de obrigatoriedade em Lucro Real em SC: quem é obrigado.

Como prevenir: cuidados na contratação e no acompanhamento

A prevenção começa no contrato: escopo detalhado, responsabilidade explícita pelo enquadramento tributário, prazos de entrega de documentos e relatórios periódicos. Depois, acompanhamento: revisão anual do regime, acesso da empresa às declarações transmitidas e reuniões de fechamento. Empresas que acompanham o trabalho contábil detectam erros cedo, quando o custo de correção é menor.

• Exigir contrato escrito conforme a Resolução CFC 1.590/2020, com escopo claro.
• Manter procuração eletrônica e acesso próprio ao e-CAC e aos portais estaduais.
• Receber, a cada mês, resumo das apurações e guias, e a cada ano, demonstrações e ECF.
• Formalizar por escrito orientações relevantes e decisões sobre regime.
• Documentar a entrega de notas, extratos e folha ao escritório.
• Pedir revisão independente ao trocar de contador ou antes de operações societárias.

Para empresas que buscam um escritório com essas práticas, a página contador em Brusque descreve como estruturamos o atendimento na região.

Próximos passos

Se você suspeita de erro do contador anterior, o primeiro passo é técnico: reunir documentos e dimensionar o problema com uma revisão independente. Com o laudo da Sentinel Contabilidade, a empresa decide como corrigir e, com seu advogado, se e como buscar ressarcimento. Quanto antes a revisão, menor tende a ser o dano.

A Sentinel atende empresas de Balneário Camboriú, Brusque, Itajaí, Blumenau e de todo o Vale do Itajaí, além de clientes remotos em outros estados, com foco em Lucro Real, Lucro Presumido e grupos empresariais. Se a revisão indicar também a necessidade de trocar de escritório, conduzimos a troca de contador com transição formal e sem interromper as obrigações.

Reitere-se: este artigo não é aconselhamento jurídico. A decisão sobre notificar ou processar o profissional anterior deve ser tomada com advogado, a partir de provas e de um levantamento técnico confiável. Nosso papel é entregar esse levantamento com rigor e independência.